Configurar un documento

Antes de realizar envíos de documentos a firmar, primero deberás configurar el documento para que Hire & Sign pueda reconocerlo, leer los datos que contiene e identificar a los firmantes.

Para ello debes acceder al panel de configuración a través del botón que encontrarás en la barra lateral de la aplicación. Una vez en estés en el panel de Configuración, debes seleccionar la opción "Documentos"

En la pantalla de Documentos configurados verás la relación de todos documentos que están configurados y podrás configurar un nuevo documento clicando en el botón situado en la parte superior derecha "CONFIGURAR NUEVO DOCUMENTO"

A partir de este punto, Hire & Sign te guiará paso a paso en todo el proceso de configuración: 

1. Cargar del documento: Debes escoger un documento de ejemplo del documento que estas configurando y arrástralo dentro del recuadro indicado o bien clica sobre el mismo recuadro para seleccionarlo. (Si se trata de un contrato puedes subir un documento con datos ficticios pero es importante que tenga la misma estructura que los que luego uses para tus envíos.)

2. Nombrar el documento: Escoge un nombre para el documento que lo identifique únicamente, por lo que no podrás repetir el mismo nombre de otros documentos ya configurados

En este paso y todos los siguientes ya verás una vista previa del documento subido, y podrás pasar al siguiente paso con el botón "SIGUIENTE"

3. Copiar configuración (opcional): Si tienes documentos muy parecidos, Hire & Sign te permite copiar la configuración de un documento ya guardado a uno nuevo. Para ello marca la casilla "Copiar configuración de otro documento" y te aparecerá una ventana lateral dónde podrás elegir el documento del que quieres copar la configuración

Marca la casilla del documento a copiar la configuración y clica el botón copiar, el documento adoptará la misma configuración del documento que hayas seleccionado aunque en los siguientes pasos la podrás modificar. 

Si por el contrario, no deseas copiar ninguna configuración de otro documento, pasa al siguiente paso sin marcar la casilla

4. Tipo de documento: En este paso deberás especificar si el documento contendrá datos de los firmantes, que Hire & Sign debe identificar para realizar los envíos (documento con datos personales), o si por el contrario, el documento no va a contener datos identificativos (plantilla). 

5. Incluir campos de datos (opcional): Hire & Sign una vez reconozca al empleado en su base de datos, puede incluir en el documento datos relacionados con el empleado y su relación contractual. En esta paso los encontrarás dispuestos en cajas que podrás arrastrar en el lugar del documento que prefieras y ajustar sus medidas

6. Identificar el documento: Para que Hire & Sign de manera automática pueda identificar inequívocamente los documentos incluidos en tus envíos, es necesario que indiques que texto siempre contiene este tipo de documento que lo diferencia de otros. Para ello dispones de 2 campos de texto dónde escribir el texto que contiene, ya sea para reconocerlo o excluirlo 

7. Identificar la empresa: Si el documento contiene el CIF de empresa, marca la casilla y podrás indicar en que página se encuentra y el orden en que aparece. Hire & Sign reconoce todos los textos con formato CIF de empresa, para indicar cuál de ellos se tiene que tomar como identificador de empresa es necesario que uses el los campos de texto "página" y "orden" para establecer en que página y orden de aparición (de arriba a abajo) se encuentra el CIF que identifica tu empresa. Si el documento de ejemplo sobre el que estás configurando contiene el CIF en la posición que has indicado, podrás ver una vista previa del texto que esta leyendo 

8. Identificar los firmantes: Del mismo modo que la empresa, también debes indicar dónde se encuentra en el documento el NIF de cada uno de los firmantes del documento. El funcionamiento es el mismo que en el paso anterior, debes indicar la página y el orden de aparición (de arriba a abajo)

9. Seleccionar tipo de firma: Para cada firmante puedes escoger los siguientes tipos de firma: 

• Firma dibujada
• Certificado digital
• Validador
• Sin firma

Cada tipo de firma requiere una configuración particular:

Firma dibujada

La firma dibujada es aquella en el que el firmante la traza en la pantalla sobre el documento. 

Puedes posicionar en el documento la ubicación de esta firma de manera personalizada, escogiendo la opción "Trazarlo en el documento" y en la siguiente sección clicar el botón "AÑADIR FIRMA" que creará un campo que podrás arrastrar en la ubicación que desees que se sitúe la firma

También puedes situar la firma en el lugar en que se encuentre algún texto del documento, en este caso debes seleccionar la opción "Mediante tag" y en la siguiente sección escribir la palabra cuya posición quieres que se use para ubicar la firma

Certificado digital

Si escoges esta opción, el firmante no trazará la firma, sino que se le pedirá que firme usando un certificado digital. En el campo habilitado opcional podrás indicar qué certificado debe ser o bien si lo dejas en blanco el firmante podrá usar cualquier certificado digital válido

Validador

La persona que recibe el documento no le es requerida la firma, simplemente la validación.

Sin firma

La persona que recibe el documento no le es requerida ni firma ni validación.

10. Casillas de verificación: Si lo deseas puedes incluir en el documento casillas de verificación (checkbox) para que el firmante tenga la pueda marcarlas en caso que el documento lo requiera.

Cada casilla requiere un identificador que deberás escribir en el campo "Formulario", si quieres añadir más casillas puedes hacerlo con el icono "+" y te aparecerá otro campo "Formulario" dónde deberás escribir un nuevo identificador

Ahora sólo debes situarlas en el documento, para ello clica sobre el botón "AÑADIR CAMPO" y aparecerá un recuadro que podrás arrastrar en la ubicación del documento que desees:

11. Campos editables: También puedes incluir en el documento campos de texto rellenables por el firmante. Igual que en el paso anterior, el botón "AÑADIR CAMPO" creará un recuadro arrastrable que podrás ubicar en el documento y redimensionarlo