Actualizar empleados

Hire & Sign necesita tener los datos de todos tus empleados actualizados para poder realizar los envíos correctamente. 

Por ello, es imprescindible que antes del primer envío todos los empleados estén cargados ya sea a través de la subida de excel o bien a través de la integración con otras aplicaciones.

Subida de excel

Para acceder a la pantalla de carga, debes hacerlo a través de la siguiente opción de la barra lateral de la navegación

Accederás a la siguiente pantalla, en la que deberás seguir los siguientes pasos:

1. Descarga la plantilla de excel clicando en el botón “Descarga plantilla empleados”, automáticamente se descargará el fichero excel “hire&sign_empleados.xlsx” en tu ordenador.

2. Rellena la plantilla con los datos de tus empleados. Es obligatorio que las siguientes columnas de cada empleado estén rellenadas:

• NOMBRE
• APELLIDO1
• APELLIDO2
• NIF
• MAIL_PERSONAL o MAIL_PROFESIONAL
• FECHA_ALTA
• EMPRESA_CIF
• EMPRESA NOMBRE
• NOMBRE_CENTRO
  
  
  

El cumplimiento de las columnas restantes es opcional, aunque si están rellenas luego podrás usar estos campos en la configuración de documentos.

En la siguiente tabla puedes consultar todas la columnas existentes junto con la descripción y el formato en que debe ser informado cada dato:

3. Una vez hayas rellenado los datos guarda el fichero y carga el fichero en la aplicación, ya sea arrastrándolo a la zona marcada o bien clicando en esta misma zona para poder seleccionar el fichero.

4. Revisa los datos cargados. Antes de cargar los empleados, Hire & Sign analizará el fichero y mostrará una previsualización de todos los datos leídos. Además se mostrarán el número de registros leídos, por lo que podrás comprobar si todos tus empleados se han cargado:

5. Confirma la actualización. Si no hay errores, sólo debes clicar al botón “ACTUALIZAR EMPLEADOS” para que los datos sean cargados y Hire & Sign ya pueda empezar a usarlos con tus envíos. El proceso de actualización puede durar unos minutos pero mientras podrás seguir usando la aplicación. 

Con los pasos anteriores ya habrás actualizado los datos de tus empleados. 

Durante el proceso es posible que aparezcan errores, si los hay, la previsualización de los datos cargados los mostrará indicando el número de registros con errores, los campos erróneos y un mensaje indicando de qué error se trata y como solventarlo

Si esto ocurre el botón de actualizar empleados estará deshabilitado, deberás descargar el fichero de errores para poder corregir los datos dónde también se resaltaran los datos que contienen algún error:

Un vez corregidos los datos puedes volver a cargar el mismo fichero y si todos los datos son correctos podrás, ahora si, actualizar los empleados clicando el botón que ya estará habilitado

A la vez recuerda actualizar estos datos de manera recurrente para asegurarte que todos los datos están actualizados. 

Si ya tienes datos de empleados cargados, el sistema usará los campos DNI y EMPRESA_CIF para reconocer el mismo registro. Esto significa que si se carga un registro con el mismo DNI y EMPRESA_CIF que un registro existente, sobrescribirá los datos existentes.

También debes tener en cuenta que si un mismo fichero de carga contiene más de un registro con la misma combinación de DNI y EMPRESA_CIF, sólo leerá aquel que tenga la fecha más reciente en el campo FECHA_ALTA.

Integración con otras aplicaciones

Si tienes configurada la integración con otras aplicaciones no debes realizar ninguna carga de empleados. Este proceso se realiza de manera automática recogiendo los datos que constan en la aplicación que tengas integrada. 

Para el correcto funcionamiento debes asegurarte que los campos obligatorios usados para la carga de excel están informados en tu aplicación de origen y será allí dónde deberás hacer las modificaciones de cualquier dato.