Configuración de un dossier

Hire & Sign realiza envíos agrupando los documentos que estén configurados, estás agrupaciones son los dosieres y deberás configurarlos para que estén seleccionables al realizar tus envíos. 

Para ello debes acceder al panel de configuración a través del botón que encontrarás en la barra lateral de la aplicación. Una vez en estés en el panel de Configuración, debes seleccionar la opción "Dosieres"

Accederás a la pantalla de Dosieres configurados, dónde verás todos los dosieres configurados y además podrás configurar uno nuevo con el botón "Nuevo dosier" situado en la parte superior derecha

Una vez accedas a la configuración encontrarás distintas secciones a configurar:

Nombre del dosier: Debes definir un nombre para poder identificar el dossier configurado, por ello debe ser único

Envío desasistido por XML (sólo para clientes con el servicio contratado): En esta sección puedes habilitar la opción de realizar un envío, a través de un fichero XML. 

El funcionamiento es muy sencillo: des tu aplicación de gestión (ERP u otras) deberás generar un fichero XML que ya va a contener todos los datos que Hire & Sign necesita para realizar el envío. Nuestro equipo se encargará de definir la estructura de este fichero así como de comunicar la dirección FTP dónde es necesario depositar el fichero.

Cuando Hire & Sign detecte un nuevo fichero en la ubicación FTP, leerá el nombre del fichero y identificará el tipo de envío a realizar a través del texto que introduzcas en el campo de texto "Texto por el que empieza el fichero XML que genera tu aplicación":

Por lo que cada vez que Hire & Sign detecte un nuevo fichero en la ubicación FTP que empiece por la cadena de texto introducida en este campo, va a realizar este tipo de envío.

Destinatarios: En esta sección debes indicar los firmantes a los que se realizará el envío. Obligatoriamente debe existir un firmante principal.

Por defecto, debido a que es obligatorio, aparecerá un firmante principal. Para éste, en el desplegable Tipo de destinatario deberás escoger firmante y en Tipo de búsqueda deberás escoger dónde deseas que Hire & Sign encuentre los datos del firmante.

Usando los botones de la parte inferior, podrás añadir un Firmante secundario, un validador u otro tipo firmante, pero con un límite de 1 firmante por tipo. Además deberás seleccionar una de las opciones de cada campo desplegable para todos los firmantes y/o validadores que vayas añadiendo.

En este mismo apartado podrás ordenar los firmantes arrastrándolos y soltándolos en la posición que desees para que sea este el orden secuencial que siga el proceso de firma.

Para acabar deberás escoger la dirección de e-mail prioritaria que quieres que Hire & Sign use para realizar los envíos.

Modo de envío: En esta sección podrás seleccionar entre las opciones de envío disponibles y configurar sus opciones relacionadas. Existen dos modos de envío: 

• Correo electrónico: es el modo por defecto, los firmantes recibirán el enlace de acceso a la firma en su correo electrónico.
• SMS (sólo para los clientes que lo tengan contratado): Los firmantes recibirán el enlace de acceso a la firma en su móvil a través de un mensaje de texto SMS. 

Para cada una de las opciones podrás escoger que tipo de dato prefieres que sea usado para el envío:

• Datos sólo personales
• Datos personales y en caso de que no existan usar los profesionales
• Datos sólo profesionales
• Datos profesionales y en caso de que no existan usar los personales

Además, para añadir seguridad, podrás activar la verificación por OTP. En este caso el firmante recibirá, además del enlace de firma, un código en su teléfono por SMS que le dará acceso a la firma. En este caso también podrás seleccionar el tipo de dato que prefieras que sea usado para el envío de el código.

Configuración del mensaje: En esta sección debes indiciar tanto el texto que va a contener el asunto del correo electrónico que reciban los firmantes, como el texto del cuerpo del mensaje.

Documentos adjuntos: Con el botón "Documentos existentes" podrás escoger que documentos quieres incluir en el dossier. 

Podrás seleccionar todos los documentos que desees incluir chequeándolos y clicando en el botón "Aceptar selección". Por defecto los documentos aparecerán como fusionados, pero podrás fusionarlos y ordenarlos arrastrándolos a la zona deno fusionados

Si no encuentras el documento entre los existentes, puedes configurar un nuevo documento con el botón "AÑADIR NUEVO DOC"

Ajustes adicionales: Aquí encontrarás ajustes adicionales al envío como por ejemplo la posibilidad de enviar recordatorios de firma programados. 

En primer lugar encontrarás los recordatorios programados. Ésta opción te permitirá indicar cuantos días después del envío quieres que se envíen recordatorios de firma.

En este caso se enviarían un aviso el día después, el segundo y el quinto día después del primer envío.

La segunda opción te permite indicar si quieres que el dossier que estás configurando esté también disponible como envío universal.